Algemene ledenvergadering met bestuursverkiezingen

Op  9 april kwamen 38 leden in de Barcelonazaal van de Hoftoren bijeen in de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. Hét moment om het met het bestuur van gedachten te wisselen over het in het afgelopen jaar gevoerde beleid, over de financiën en de activiteiten in het nieuwe kalenderjaar. Tevens stond het punt bestuursverkiezingen op de agenda waarbj de herbenoeming van de zittende penningmeester en de benoeming van 2 nieuwe bestuursleden aan de orde kwamen. Een aantal van 19 leden verontschuldigde zich per e-mail voor hun afwezigheid vanwege uiteenlopende redenen. Een uitgebreid verslag van de vergadering treft u onderstaand aan.
Traditiegetrouw werden na de vergadering drankjes, bitterballen en andere hapjes genuttigd. 
De foto's die bij de ALV werden genomen zijn onder dit artikel opgenomen.

Concept verslag van de Algemene Ledenvergadering Seniorenvereniging OCW op 9 april 2025 in de Hoftoren Den Haag.

Aanwezig zijn 38 stemgerechtigde leden, inclusief 4 leden van het bestuur. Van 19 leden is een bericht van verhindering ontvangen.

1. Opening/mededelingen, vaststelling agenda.
De voorzitter opent de vergadering met een welkomstwoord. De voorzitter vraagt om een kort moment stil te staan bij het overlijden van 6 seniorenleden. In het bijzonder noemt hij het overlijden van ons bestuurslid Rina de Vos, zij was een drijvende kracht binnen het bestuur voor het organiseren van allerlei activiteiten. De laatste activiteit die zij heeft mogen organiseren was een bezoek aan het Vredespaleis.
De agenda wordt zonder wijzigingen aangenomen

2. Ingekomen stukken.
Er is één ingekomen mail van Fons Dingelstad over het verzoek van de SG tijdens de Nieuwjaarslunch. Deze mail zal bij punt 7 van de agenda worden meegenomen.

3. Vaststelling verslagen.
Het verslag van 10 april 2024 en het jaarverslag 2024 worden zonder tekstuele opmerkingen vastgesteld.
Naar aanleiding van het verslag merkt de voorzitter op dat, zoals toegezegd tijdens de ALV van vorig jaar, binnen het bestuur uitvoerig is gesproken over de deelname van introducés bij activiteiten. Het bestuur is van mening om de deelname van introducés, zoals in  het huishoudelijk reglement geregeld, niet te willen wijzigen. De penningmeester Peter Schooneman vult aan dat er een lange traditie is van deelnemende partners en het bestuur van mening is dat we deelname van vaste gezichten niet moeten ontzeggen. Daar komt bij dat introducés het voor sommige leden mogelijk maken om deel te nemen aan een activiteit. Dit zien we natuurlijk graag.
Om te voorkomen dat bij activiteiten, waarbij een beperkt aantal leden kan inschrijven zoals bij het bezoek aan het Vredespaleis, uitgeloot worden en introducés wel mee kunnen, zal het bestuur deze activiteit in een later stadium nog een keer aanbieden. Leden die uitgeloot zijn krijgen voorrang.
Vervolgens is gesproken over het financieel extra belasten van deelnemende introducés. Na een levendige discussie over voors, tegens en modaliteiten werden om de knoop door te hakken de volgende opties in stemming gebracht.
* Een extra bijdrage verplichten bij deelname door een introducé tot een maximum van een jaarcontributie.
* Bij deelname van een introducé een vrijwillige extra bijdrage suggereren.
* Geen extra bijdrage voor deelnemende introducés vragen (laten zoals het is).
Voorstel 3 kreeg de meeste stemmen.

 4. Financiën en ledenadministratie.
De penningmeester geeft een toelichting op het financieel jaarverslag 2024.
Aan de batenkant is de post donaties hoger uitgevallen dan begroot, waarvoor dank aan de leden. De bijdrage van het ministerie is gebaseerd op 18 euro per lid per jaar, we hadden op 1 januari 2024 totaal 230 leden. Het eigen vermogen van de vereniging is met 1120 euro afgenomen terwijl daar 1500 euro voor was begroot. Aan de uitgavenkant zijn de posten bestuurskosten, dagtocht en kerstbijeenkomst hoger uitgevallen dan begroot. Bestuurskosten zijn hoger omdat het bestuur afgelopen jaar veelvuldig buiten de Hoftoren moest vergaderen. Door ruimtegebrek in de Hoftoren is het niet altijd mogelijk om daar te vergaderen. Het begrote bedrag voor de dagtocht is met een klein bedrag van 236 euro overschreden. Hoewel het bestuur er alles aan doet om zoveel mogelijk op de uitgaven te besparen, zoals activiteiten waarbij toegang met een museumkaart en/of vriendenloterij gratis is, bleek het toch moeilijk om binnen de begroting te blijven. De kerstbijeenkomst had dit jaar een andere opzet dan vorige bijeenkomsten. Met 3 workshops waren de kosten ruim 1000 euro hoger dan begroot. Volgens de penningmeester een verantwoorde uitgave gezien het grote succes van de kerstbijeenkomst. Vanuit de leden zijn er geen vragen meer over het financieel overzicht 2024. Jos Westerdijk bedankt het bestuur voor organisatie van alle zeer geslaagde activiteiten.
De kascommissie doet verslag van haar bevindingen. De kascommissie heeft op 21 februari 2025 controles en steekproeven genomen van de maandoverzichten, originele facturen en van de ledenlijst. De stukken geven een betrouwbaar beeld van de inkomsten en uitgaven. De kascommissie verzoekt de vergadering het bestuur decharge te verlenen. De vergadering verleent deze decharge. De voorzitter bedankt de leden van de kascommissie voor hun inzet.
Tijdens de vergadering wordt een nieuwe kascommissie gekozen. Jan Brants, niet aanwezig, heeft aangegeven om ook volgend jaar zitting te nemen in de kascommissie. Harry Stuivenwold zal de plaats van Ton Opstal innemen. De leden gaan akkoord met de benoeming van de kascommissie. De voorzitter bedankt Ton Opstal voor zijn inzet voor de kascommissie.

De begroting 2024 wordt door de penningmeester toegelicht. De begroting is gebaseerd op 250 leden. Van enkele leden is nog geen contributie ontvangen. De bijdrage van het ministerie is gebaseerd op 18 euro per lid per jaar. De verwachting is dat er in 2025 geen beroep wordt gedaan op het eigen vermogen van de vereniging. Bij de lasten is rekening gehouden met de verhoogde prijzen die betaald moeten worden. De extra kosten voor onderhoud internet worden veroorzaakt door de aanpassingen die verband houden met het splitsen van de site in een deel voor de leden en een openbaar deel. De kosten voor de zomerborrel zijn verhoogd omdat we deze keer buiten OCW een activiteit willen aanbieden aan de leden. Op 27 juni zal bij de petánquevereniging aan de Brasserskade te Delft een verzorgde middag worden aangeboden.
De penningmeester geeft nog een korte toelichting op de toets voor bijdrage 2025 van OCW. Het plafond waarop de seniorenvereniging een bijdrage van OCW ontvangt is: aantal leden x € 12,00 x 3 = het maximale bedrag dat de vereniging als eigen vermogen mag hebben. Is dit meer dan zal er geen bijdrage vanuit OCW worden gegeven.

5. Bestuursverkiezing.
De functie van penningmeester is dit jaar vacant. De huidige penningmeester Peter Schooneman stelt zich opnieuw herkiesbaar voor een periode van 3 jaar. De leden gaan met de nieuwe benoeming van Peter akkoord.
Binnen het bestuur is door het wegvallen van Rina de Vos een vacature ontstaan. Gelet op het feit dat de vereniging groeit en het bestuur tevens uitvoeringsorganisatie is, zijn meer handen voor het bestuur welkom. De statuten staan een bestuursomvang van maximaal 7 bestuursleden toe. Na een oproep via de mail hebben 3 kandidaten zich aangemeld. Helaas heeft 1 kandidaat zich moeten terug trekken wegens privéomstandigheden. Met de overige 2 kandidaten heeft het bestuur een positief kennismakingsgesprek gehad. Het bestuur wil dan ook Marianne de Wolf en Marjan Zandbergen voordragen als nieuw bestuurslid.
Na een kortevoorstel ronde van beide kandidaten gaan de leden akkoord met de benoeming.

6. Aanpassing website in verband met privacy.
Vanuit de leden is een opmerking gekomen over het plaatsen van privacygevoelige gegevens, zoals foto’s, op onze website. Martine en Willem Beijk hebben samen gekeken wat de meest makkelijke oplossing kan zijn om dit te voorkomen. De eenvoudigste en veiligste manier bleek een aanpassing van de website te zijn. Martine geeft een toelichting op de veranderingen van de website. We hebben nu een openbaar gedeelte en een afgesloten gedeelte dat alleen voor leden beschikbaar is. Op het deel voor de leden kunnen privacygevoelige gegevens worden geplaatst. Leden die na het plaatsen van teksten en/of foto’s toch hier bezwaar tegen maken kunnen altijd een verzoek indienen om teksten aan te passen of foto’s te laten verwijderen of onherkenbaar te maken. Vanuit de zaal zijn er geen bezwaren of vragen tegen deze procedure. Het aanmeldingsformulier voor nieuwe leden en de AVG zullen worden aangepast.

 7. Actiteitenplan 2025.
Omdat het bestuur nog niet compleet was heeft het bestuur het activiteitenplan 2025 niet meegezonden met de agenda. De reden was om de nieuwe bestuursleden ook voldoende inbreng te geven in te organiseren activiteiten. In de begroting 2025 is wel in grote lijnen te zien wat we als bestuur van plan zijn in 2025. Voorlopig zijn de volgende activiteiten voor 2025 gepland:
30 april klaverjasdrive
28 mei dagtocht
27 juni zomeractiviteit
Activiteiten in het najaar staan nog open.

Van Fons Dingelstad is een mail ontvangen over invulling van activiteiten naar aanleiding van het verzoek tijdens de Nieuwjaarslunch van de SG over het vormen van een klankbordgroep oud-OCW’ers: “Wat mij betreft mag er in de activiteiten best wat meer aandacht zijn voor de geschiedenis van het departement en de sectoren waar het departement verantwoordelijk voor was en is: de leden van de vereniging hebben daar ieder op hun eigen manier een bijdrage aan geleverd. Is er iets met die ervaring te doen? De SG Loes Mulder refereerde in haar bijdrage aan de Nieuwjaars lunch ook aan de gebrekkige kennis van de achtergronden van het beleid. Ik wil hier graag over meedenken als daar ook bij andere leden belangstelling voor is.”
De voorzitter benadrukt dat de seniorenvereniging in eerste instantie is opgericht om na het verlaten van de diensttijd bij OCW  elkaar te ontmoeten door het organiseren van activiteiten. Natuurlijk wil het bestuur aan de vraag van de SG voldoen door binnen de leden te peilen of er voldoende belangstelling is voor een dergelijke klankbordgroep. De voorzitter zegt toe dat hij een mail zal versturen met daarin een oproep om zich aan te melden. Daarna zal hij contact opnemen met de SG over het verdere verloop en invulling van de klankbordgroep.

 8. WVTTK en rondvraag.
- Jos Westerdijk bedankt het bestuur voor het vele werk dat zij verrichten.
- Martine Soethout maakt melding van het overlijden van Ed van der Made. Ed was geen lid van de vereniging.
- Maud Haanraadts vraag of er binnen de leden behoefte is voor het organiseren van een bridgedrive. Helaas is er weinig respons.
- Truus van Druten verzoekt of er een bijeenkomst kan worden georganiseerd over het nieuwe pensioenstelsel. Het bestuur neemt dit
   mee in het activiteitenplan.

De voorzitter sluit de vergadering om 16.10 uur. Hierna wordt er nog even gezellig nagepraat onder het genot van een drankje en een hapje.

Attentie:
Door op een foto te klikken wordt deze vergroot weergegeven.